Как составить и утвердить график отпусков на 2022 год


Как составить и утвердить график отпусков на 2020 год

График отпусков – один из важных и обязательных документов, как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей, которые имеют наемный персонал. Составляя и утверждая график отпусков на 2022 год по форме Т-7, необходимо учитывать не только приоритеты фирмы, но и пожелания работников.

В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты, которые касаются данного документа. Поговорим о его важности, сроках составления и утверждения, особенностях заполнения и необходимости составления сопутствующих документов. В нижней части страницы читатель может скачать график отпусков на 2022 год в Excel и образец его заполнения.

Необходимость документа

График отпусков является локальным документом организации или предприятия, который дает возможность учитывать интересы как непосредственно работодателя, так и сотрудников компании. Документ позволяет решить две важные задачи:

1. Обеспечить непрерывность производственных процессов.
2. Реализовать право руководства компании и работников на ежегодный отдых.

В статье 123 ТК РФ говорится о том, что графиком отпусков на каждый год определяется очередность отдыха рабочего коллектива организации. Этот документ обязателен для исполнения всеми, кто трудится у ИП или в организации.

При этом российское трудовое законодательство не вносит конкретики в вопрос о том, какая численность работников должна быть у ИП или в организации для оформления данного документа.

Но если индивидуальному предпринимателю, который осуществляет свою деятельность без привлечения наемного труда и решает самостоятельно, когда ему отдыхать, нет смысла составлять ежегодный график отпусков, то с организациями ситуация сложнее. Руководству фирм с наемным персоналом необходимо найти баланс интересов без ущерба рабочим процессам. В таком случае, при наличии работников, график отпусков просто обязателен.

Отсутствие документа может привести к неприятным последствиям, к примеру, после проверки ГИТ, на фирму или ИП может быть наложена административная ответственность в соответствии с ч.1 ст.5.27 КоАП РФ в виде административного штрафа.

Таким образом, график отпусков важен и для руководства компании и для самих служащих. К составлению этого документа нужно подходить очень ответственно, если вы не хотите неприятностей и неразберихи в рабочем коллективе.

Как составить график отпусков на 2022 год

Сбор данных о пожеланиях работников насчет желаемой даты ухода в отпуск, как правило, возлагается на руководство структурных подразделений предприятия. Для составления графика отпусков каждый служащий говорит своему руководителю о том, когда бы он хотел уйти в отпуск.

После этого, руководитель подразделения организации оценивает ситуацию и сопоставляет желания сотрудников с возможностями фирмы. Далее руководитель составляет график отпусков для работников своего отдела (департамента или службы) и передает данные в кадровый отдел организации. Кадровики объединяют сведения, полученные из разных отделов предприятия, в сводный документ.

Категории работников, имеющие приоритет в выборе даты отпуска

Составление графика отпусков не должно идти вразрез с ч.4 ст.123 ТК РФ, согласно которой некоторые категории работников имеют преимущество в выборе даты ухода в отпуск, а именно:

Закон или статья ТК РФ

Категория работников

ст.260 ТК РФ

женщины, которые готовятся уйти в отпуск по беременности и родам

ст.123 ТК РФ

супруги женщин, которые находятся в «декретном» отпуске

ст.267 ТК РФ

несовершеннолетние

ст. 262.1 ТК РФ

граждане, которые имеют ребенка-инвалида, не достигшего18 лет (в том числе – опекуны, попечители, усыновители)

ст.286 ТК РФ

внешние совместители

 

ст. 322 ТК РФ

родитель (опекун), который работает в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка в другую местность к месту его поступления в колледж (вуз) в возрасте до 18 лет

ст.11 закона РФ №5124-1

граждане, которые имеют награду «Почетный донор России»

ст.11 закона РФ №76-ФЗ

жены (или мужья) военнослужащих

закон РФ от 15.05.1991 № 1244-I

чернобыльцы

закон РФ от 15.01.1993 № 4301-I

кавалеры ордена Славы и Герои России

закон РФ от 09.01.1997 № 5-ФЗ

полные кавалеры ордена Трудовой Славы, Герои Труда РФ, Герои Социалистического Труда

закон РФ от 10.01.2002 № 2-ФЗ

граждане, которые получили определенную долю радиации в Семипалатинске

закон РФ от 30.11.2011 № 342-ФЗ

сотрудники органов внутренних дел

Помимо вышеперечисленных категорий работников, стоит обратить внимание и на отпуск для новичков. Если в составленном графике отпусков отсутствует место для нового сотрудника, то руководство фирмы не освобождается от обязанности его предоставления.

Работники кадрового отдела могут поступить одним из следующих способов:

1. Оформить отпуск нового работника приказом (на основании заявления последнего).
2. Дополнить график отпусков отдельным приложением, содержащим сведения о новых сотрудниках.

На основании 122-й статьи Трудового кодекса, работник, который проработал у работодателя не менее шести месяцев, имеет право на отпуск.

При составлении графика отпусков рекомендуется учитывать следующие факторы:

  • последовательность предоставления отпуска служащим;
  • сезонность;
  • загруженность производства.

Срок составления документа

Работодателю необходимо заняться составлением графика отпусков на 2022 год в 2021 году. Это связано с тем, что законодатель определил крайний срок оформления и утверждения этого документа - не позже чем за две недели наступления нового календарного года (ТК РФ, статья 123). Таким образом, график отпусков на следующий год составляется не позднее 15 декабря текущего года.

Исключения по обязательному составлению графика отпусков

Для двух категорий работодателей предусмотрены исключения в части обязательного составления графика отпусков. К таким категориям относятся микропредприятия и вновь созданные ИП и организации.

Микропредприятия, которые заключают с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, могут не составлять график отпусков. Это следует из статей ТК РФ 309.1 и 309.2. Типовая форма трудового договора утверждена Постановлением Правительства № 858 от 27.08.2016 года.

Составлять график отпусков на год, в котором создана организация, необязательно. В год создания организации сотрудники пойдут в отпуск не по графику, а по заявлениям с учетом минимального стажа работы, который дает право на отпуск ( письмо Минтруда России № 14-2/ООГ-8519 от 25.10.2018). 

Пошаговая процедура оформления документа выглядит следующим образом:

1. Проведите сбор сведений по поводу желаемой даты ухода в отпуск в 2022 году у сотрудников. При этом в учет принимаются особенности отдыха каждого служащего, а также непосредственно и сам производственный процесс.

2. Возьмите бланк графика и заполните таблицы в нем. Если у организации или предприятия есть профсоюз, то необходимо будет учесть его мнение.

3. Используя унифицированную форму Т-7 (локально разработанный акт или шаблон), оформите график отпусков и передайте документ на утверждение руководству организации.

4. После утверждения документа руководством, ознакомьте сотрудников с графиком (под роспись).

5. Для структурных подразделений сделайте выписки из документа. Оформите график на хранение.

При использовании типовой формы Т-7 отсутствует необходимость в написании приказа на утверждение графика отпусков на 2022 год, так как форма Т-7 содержит все необходимые реквизиты, в том числе и утверждающую подпись руководителя.

При использовании формы, разработанной предприятием и не содержащей всех реквизитов стандартной формы Т-7, рекомендуем издать приказ об утверждении графика отпусков. Образец приказа доступен для скачивания в конце статьи.

В связи с тем, что график отпусков работников является кадровым документом, то срок его хранения составляет один год. Место хранения документа – кадровый отдел предприятия. График отпусков на 2022 год должен храниться до 01.01.2023 года.

Форма Т-7 документа: как правильно заполнить?

Как уже говорилось выше, допускается использование как унифицированной формы документа Т-7, так и вариант, который был разработан организацией самостоятельно (доработать существующую форму), при условии, что реквизиты графика, которые установлены законом, соблюдены.

В график отпусков обязательно должны быть включены все работники предприятия, с которыми заключены трудовые договоры:

  • надомники;
  • совместители;
  • временные сотрудники;
  • сезонные сотрудники.

Следует также учитывать, что для каждой структурной единицы предприятия должен быть составлен собственный график отпусков работников.

Заполнение унифицированной формы графика отпусков Т-7:

1. В шапке документа указывают:

  • название организации;
  • реквизиты графика (обязательно реквизит «Утверждаю» и при необходимости – реквизиты одобрения со стороны профсоюза).

2. Заполнение таблицы:

  • графа 1 – название структурного подразделения (финансовый отдел, юридический отдел и другое);
  • графа 2 – должность в соответствии со штатным расписанием (секретарь, директор и другое);
  • графы 3-4 – ФИО и табельный номер служащего;
  • графы 5-9 – сведения об отпуске работника (указывается не только его продолжительность, но и даты начала отпуска – запланированная и фактическая);
  • графа 8 – основание для изменения отпускных сроков (запланированных);
  • графа 9 – дата отпуска работника (предполагаемая);
  • графа 10 – примечание.

Руководитель кадрового подразделения ставит в графике отпусков свою подпись. В документе обязательно указывают дату его составления.

Обратите внимание на то, что в случае если отпуск сотрудника разделен на несколько частей, то в таблице его необходимо упомянуть не единожды.

Утверждение графика отпусков на 2022 год

Отметим, что график отпусков 2022 года должен быть утвержден сначала начальником кадрового отдела, а после этого – руководством организации. Если у организации есть профсоюз, то документ должен быть утвержден им.

В соответствии с нормами действующего законодательства, в обязанности работодателя не входит ознакомление работников с графиком отпусков. То есть, делать это или нет, решает сам работодатель.

Тем не менее, в ТК есть норма, в соответствии с которой работодатель обязан предупредить служащего об отпуске за 2 недели.

В самой унифицированной форме Т-7 нет отдельной графы для подписи работников, подтверждающей факт ознакомления с документом, поэтому работодатель, для того чтобы избежать неприятных ситуаций, может поступить одним из следующих способов:

  • добавить строки для подписей работников в форму Т-7 графика отпусков;
  • оформить отдельный лист, где сотрудники будут ставить свои подписи, подтверждающие, что они ознакомлены с графиком отпусков.

Указывая свою подпись в графике, работник подтверждает факт ознакомления с документом, а значит, и с указанными в нем датами отпуска.

Приказ на график отпусков на 2022 год

Для крупных организаций, в связи с трудоемкостью процесса составления графика отпусков, актуальным станет составление отдельного документа – приказа на график отпусков на 2022 год.

Оформление приказа подразумевает отражение в нем таких данных как:

1. Реквизиты работодателя.

2. Места, даты, а также цели издания документа (к примеру документ составлен для «своевременной подготовки и утверждения графика отпусков работников на 2022 год»).

3. Полномочия и задачи определенных должностных лиц, работающих над проектом.

4. Сроки предоставления данных руководителями подразделений организации в кадровый отдел о желаемом времени ухода в отпуск их подчиненных.

5. Сроки составления и предоставления на утверждение сводного графика отпусков работников в кадровый отдел ответственным за это лицом.

Отдельный приказ об утверждении графика отпусков издавать не нужно.

Внесение изменений в график отпусков

В некоторых ситуациях может понадобиться внесение изменений в график отпусков. Это может быть вызвано как производственными факторами, так и личными обстоятельствами у сотрудников организации. В таком случае необходимо воспользоваться нормой статьи 124 ТК.

По согласию служащего его отпуск можно будет перенести на следующий год. При этом служащий должен составить соответствующее заявление в письменном виде и указать необходимые даты отпуска и получить распоряжение руководителя на перенос отдыха.

В части 2 статьи 125 ТК также говориться и том, что работодатель может вызвать сотрудника из отпуска, если в этом есть производственная необходимость. В этом случае оставшиеся дни отдыха работника будут перенесены на другие даты.

Для того чтобы закрепить изменения в графике отпусков, нужно издать соответствующий приказ и установить ответственных за его исполнение лиц. В документе отражают как новые даты отпуска, так и причины его переноса на другие сроки. После того, как приказ оформлен, с ним следует ознакомить не только ответственных лиц, но и того сотрудника, чей отпуск будет перенесен.

Кроме того, в соответствии с действующим законодательством, отпуск работника не имеет ограничений по числу переносов. Главное – согласовать этот вопрос с работодателем.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

В связи с тем, что график отпусков – это обязательный документ организации (в соответствии с ТК РФ, статья 123), то за его отсутствие для работодателя предусмотрена административная ответственность в виде штрафов.

Штрафные санкции установлены статьей 5.27 КоАП РФ:

  • для должностных лиц организации – от 1 000 до 5 000 рублей;
  • для индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 рублей;
  • для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме штрафа, деятельность ИП или юр. лица может быть приостановлена сроком до 90 суток.

При повторном нарушении работодатель может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (или штрафом – от 10 000 до 20 000 рублей).

Критерии проверки трудовой инспекцией графиков отпусков

Контроль за правильностью составления графиков отпусков возложен на Трудовую инспекцию. Именно этот орган согласно п.5 проверочного листа № 15 из приказа Роструда № 655 от 10.11.2017 года, контролирует сроки утверждения графика отпусков и следит за их соблюдением. В частности инспектора проверяют:

• наличие графика отпусков в организации;
• дата составления графика отпусков;
• согласован ли документ с профсоюзом при его наличии или нет;
• все ли сотрудники, которые имеют право на отпуск в следующем году, указаны в графике;
• учли ли мнение отдельных категорий сотрудников при составлении графика;
• соблюдается ли график отпусков.

Скачать бланк и образец графика отпусков на 2022 год

тоже интересно:



Комментарии к статье


ОтменитьДобавить комментарий