Новые правила заполнения заполнения путевых листов в 2020 году

Правила заполнения путевых листов в 2019 году изменились. 1 марта 2019 года был обновлен Приказ Минтранса № 152, в связи с чем были добавлены новые обязательные реквизиты путевых листов. Поэтому если организация применяет в своей деятельности унифицированные формы этих документов, то ей нужно будет внести соответствующие корректировки в бланк путевого листа 2020 года.

Все подробности о видах путевых листов, внесенных изменениях и о порядке заполнения документа, читайте в этой публикации. В нижней части страницы можно скачать бланк путевого листа легкового автомобиля 2020 года и образец заполнения.

Необходимость путевых листов

Индивидуальным предпринимателям и организациям путевые листы необходимы для следующих целей:

• учета расходов топлива (бензина) и ГСМ;
• учета общих затрат на транспортные средства;
• начисления амортизации на транспортные средства;
• организации (контроля) движения автотранспорта;
• расчета зарплаты водителям.

Вне зависимости от того, находится ли транспортное средство в аренде или в собственности компании, на него необходимо оформить путевой лист, относящийся к первичной документации.

Виды путевых листов

Бланки путевого листа отличаются в зависимости от видов используемого для перевозок транспорта. Формы документа различны порядком заполнения и содержанием.

Предлагаем вам ознакомиться с унифицированными формами документа в виде таблицы, при помощи которой вы сможете определиться с наиболее подходящей формой документа для вашего предприятия:

Кроме путевых листов в документообороте организаций и ИП, использующих автотранспорт или оказывающих услуги грузоперевозок, должны присутствовать такие учетные документы как:

1. Журнал регистрации путевых листов ИП (форма документа утверждена Приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 (в редакции от 22.09.2003)).
2. Товарно-транспортные накладные (по форме Т-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).
3. Журнал учета движения путевых листов (по форме 8, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).

Руководитель организации должен издать приказ о назначении ответственного за оформление путевых листов и ведение Журнала регистрации путевых листов. Журнал заполняется в хронологическом порядке.

Отметим, что организация или ИП имеют право применять собственно разработанные формы документа, но при этом важно, чтобы в нем присутствовали все обязательные реквизиты, установленные российским законодательством.

Бланк путевого листа 2020 года: обязательные реквизиты

Приказом №17 от 18.01.2017, Приказом №476 от 07.11.2017 Министерство транспорта внесло изменения в реквизиты путевого листа. Теперь документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Название – ПУТЕВОЙ ЛИСТ.

2. Номер документа.

3. Период действия.

4. Сведения о владельце транспортного средства.

5. Тип и модель транспортного средства.

6. Государственный регистрационный знак автомобиля.

7. При выезде из гаража (заезде в гараж) указывают показания одометра.

8. Время часы, минуты и дата выезда и заезда в гараж.

9. Подпись, также фамилия, имя и отчество работника, который указывает дату, время и показания одометра в путевом листе.

10. Фамилия, имя и отчество водителя транспортного средства.

11. Время и дата медицинского осмотра водителя автомобиля перед и после рейса.

12. Фамилия, имя и отчество медицинского работника, который проводил медосмотр, его подпись и штамп.

13. Отметка об осмотре технического состояния транспортного средства с указанием времени и даты.

14. Фамилия, имя и отчество, а также подпись контролера технического состояния автомобиля.

Правила заполнения путевого листа в 2020 году с учетом изменений

Документ оформляется в единственном экземпляре. Путевой лист выдается на руки водителю (под роспись).  Затем он должен быть возвращен должностному лицу под роспись, после чего документ считается закрытым. Далее путевка поступает в бухгалтерию.

Отметка механика проверке транспортного средства перед выездом

В связи с изменениями, внесенными в порядок оформления путевого листа, в 2020 году организации должны включать в документ отчет механика о проверке транспортного средства перед выездом. Норма касается не только легковых, но и грузовых автомобилей.

В путевом листе должна стоять пометка механика или мастера о проверке автомобиля. Осмотр транспортного средства перед рейсом должен осуществляться специалистом, имеющим аттестацию в транспортной инспекции.

Отметка механика может быть следующего содержания:

1. «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен».
2. Или «Прошел предрейсовый контроль технического состояния».

Какой вид будет иметь отметка в путевом листе – компания должна решить самостоятельно. Допускается вариант пометки по аналогии с отметкой медика в виде штампа. Самое главное – чтобы она включала время и дату проведения проверки, а также ФИО специалиста, проводившего техосмотр и его подпись.

Отметки медика и механика в путевом листе действуют в течение времени рейса.

Печать теперь ставить необязательно

В соответствии с изменениями в отношении оформления путевого листа в 2020 году, печать на документе не является обязательным реквизитом. Об этом говорится в пункте 1 приказа Министерства транспорта №17 от 18 января 2017 года.

Таким образом, если не поставить печать на документе, то это не будет считаться ошибкой. К тому же многие организации вправе работать без печати. В любом случае даже при отсутствии печати, документ будет считаться действительным при включении в путевой лист всех необходимых по законодательству реквизитов (№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 года, статья 9).

Указание точной даты и времени в путевом листе

Начиная с 15 декабря 2017 года, в соответствии с приказом Минтранса № 476 от 07 ноября 2017 года, в путевой лист в состав данных об автомобиле нужно включить:

• дату предрейсового контроля транспортного средства – число, месяц и год;
• точное время – часы и минуты.

Дополнительные данные об организациях и индивидуальных предпринимателях

В 2020 году организации и ИП должны указывать в путевом листе некоторые дополнительные сведения о себе, а именно:

• для организаций – ОГРН;
• для ИП – ОГРИП.

До этого такие данные не включались в документ.

Путевку можно выписать на такие периоды:

• на один рабочий день;
• на один месяц;
• на один рейс.

Путевой лист оформляют диспетчеры или работники, которые ответственны за выпуск в рейс автомобилей.  

Хранение и ответственность

Закрытые путевые листы следует не менее пяти лет (на основании Приказа Минтранса РФ №152 от 18.09. 2008 года). Ответственность за хранение документа несет:

• руководитель фирмы;
• должностные лица (отвечающие за эксплуатацию автомобиля).

Проверкой путевых листов могут заняться:

• ГИБДД;
• ФНС;
• ГИТ.

При отсутствии путевого листа может быть наложен штраф по статье 12.13 КоАП: по 200 рублей за каждый неоформленный путевой лист.

Бланк и образец заполнения путевого листа 2020 года