Новые правила заполнения заполнения путевых листов в 2021 году

Правила заполнения путевых листов в 2021 году изменились. С 1 января 2021 года Приказом Минтранса № 368 от 11.09.2020 года добавлены новые обязательные реквизиты путевых листов. Поэтому если организация применяет в своей деятельности унифицированные формы этих документов, то ей нужно будет внести соответствующие корректировки в бланк путевого листа 2021 года.

Все подробности о видах путевых листов, внесенных изменениях и о порядке заполнения документа, читайте в этой публикации. В нижней части страницы можно скачать бланк путевого листа легкового автомобиля 2021 года и образец заполнения.

Необходимость путевых листов

Индивидуальным предпринимателям и организациям путевые листы необходимы для следующих целей:

• учета расходов топлива (бензина) и ГСМ;
• учета общих затрат на транспортные средства;
• начисления амортизации на транспортные средства;
• организации (контроля) движения автотранспорта;
• расчета зарплаты водителям.

Вне зависимости от того, находится ли транспортное средство в аренде или в собственности компании, на него необходимо оформить путевой лист, относящийся к первичной документации.

При этом как сказано в п.8 Порядка, утв. приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368, письмо Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ, не имеет значения, используют транспортное средство в коммерческих целях или для собственных нужд.

Виды путевых листов

Бланки путевого листа отличаются в зависимости от видов используемого для перевозок транспорта. Формы документа различны порядком заполнения и содержанием.

Предлагаем вам ознакомиться с унифицированными формами документа в виде таблицы, при помощи которой вы сможете определиться с наиболее подходящей формой документа для вашего предприятия:

Кроме путевых листов в документообороте организаций и ИП, использующих автотранспорт или оказывающих услуги грузоперевозок, должны присутствовать такие учетные документы как:

1. Журнал регистрации путевых листов ИП (форма документа утверждена Приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 (в редакции от 22.09.2003)).
2. Товарно-транспортные накладные (по форме Т-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).
3. Журнал учета движения путевых листов (по форме 8, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).

Руководитель организации должен издать приказ о назначении ответственного за оформление путевых листов и ведение Журнала регистрации путевых листов. Журнал заполняется в хронологическом порядке. С 2021 года  журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге. Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Отметим, что организация или ИП имеют право применять собственно разработанные формы документа, но при этом важно, чтобы в нем присутствовали все обязательные реквизиты, установленные российским законодательством.

Бланк путевого листа 2021 года: обязательные реквизиты

Разделом I приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368 Министерство транспорта внесло изменения в реквизиты путевого листа. Подтверждает это письмо Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ.

Теперь документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Название – ПУТЕВОЙ ЛИСТ.

2. Номер документа – заполняется в хронологическом порядке.

3. Период действия. В этой строке отражается (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

4. Сведения о владельце транспортного средства:

• для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
• для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

5. Тип и модель транспортного средства. Внимательно отнеситесь к заполнению этой строки. Сведения о транспортном средстве должны позволять четко его идентифицировать. Если грузовой автомобиль используете с прицепом, пропишите модель прицепа. В противном случае налоговые инспекторы могут исключить расходы на его содержание, увеличив тем самым налог на прибыль.

6. Государственный регистрационный знак автомобиля. Государственный номер заполните и на автомобиль, и на прицеп.

7. При выезде из гаража (заезде в гараж) указывают показания одометра.

8. Время часы, минуты и дата выезда и заезда в гараж.

9. Подпись, также фамилия, имя и отчество работника, который указывает дату, время и показания одометра в путевом листе.

10. Фамилия, имя и отчество водителя транспортного средства.

11. Время и дата медицинского осмотра водителя автомобиля перед и после рейса. Медосмотры нужно проводить:

• перед рейсом, если длительность рейса более одного дня;
• перед первым рейсом, если в течение рабочего дня водитель совершает один рейс или более.

12. Фамилия, имя и отчество медицинского работника, который проводил медосмотр, его подпись и штамп.

13. Отметка об осмотре технического состояния транспортного средства с указанием времени и даты.

14. Фамилия, имя и отчество, а также подпись контролера технического состояния автомобиля.

15. Сведения о перевозке:

• вид сообщения;
• вид перевозки.

Такие требования указаны в разделе I приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368. Подтверждает это письмо Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ.

Кроме обязательных реквизитов, в путевом листе можно указывать любые дополнительные реквизиты, связанные со спецификой деятельности организации (п. 7 приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368, письмо Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ). В качестве дополнительного реквизита укажите сведения о маршруте. Эта информация нужна для налоговых инспекций, чтобы подтвердить реальность и производственный характер поездки.

Правила заполнения путевого листа в 2021 году с учетом изменений

Документ оформляется в единственном экземпляре. Путевой лист выдается на руки водителю (под роспись).  Затем он должен быть возвращен должностному лицу под роспись, после чего документ считается закрытым. Далее путевка поступает в бухгалтерию.

Отметка механика проверке транспортного средства перед выездом

В связи с изменениями, внесенными в порядок оформления путевого листа, в 2021 году организации должны включать в документ отчет механика о проверке транспортного средства перед выездом. Норма касается не только легковых, но и грузовых автомобилей.

В путевом листе должна стоять пометка механика или мастера о проверке автомобиля. Осмотр транспортного средства перед рейсом должен осуществляться специалистом, имеющим аттестацию в транспортной инспекции.

Отметка механика может быть следующего содержания:

1. «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен».
2. Или «Прошел предрейсовый контроль технического состояния».

Какой вид будет иметь отметка в путевом листе – компания должна решить самостоятельно. Допускается вариант пометки по аналогии с отметкой медика в виде штампа. Самое главное – чтобы она включала время и дату проведения проверки, а также ФИО специалиста, проводившего техосмотр и его подпись.

Отметки медика и механика в путевом листе действуют в течение времени рейса.

Печать теперь ставить необязательно

В соответствии с изменениями в отношении оформления путевого листа в 2021 году, печать на документе не является обязательным реквизитом. Об этом говорится в пункте 1 приказа Министерства транспорта №17 от 18 января 2017 года.

Таким образом, если не поставить печать на документе, то это не будет считаться ошибкой. К тому же многие организации вправе работать без печати. В любом случае даже при отсутствии печати, документ будет считаться действительным при включении в путевой лист всех необходимых по законодательству реквизитов (№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 года, статья 9).

Указание точной даты и времени в путевом листе

Начиная с 15 декабря 2017 года, в соответствии с приказом Минтранса № 476 от 07 ноября 2017 года, в путевой лист в состав данных об автомобиле нужно включить:

• дату предрейсового контроля транспортного средства – число, месяц и год;
• точное время – часы и минуты.

Дополнительные данные об организациях и индивидуальных предпринимателях

В 2021 году организации и ИП должны указывать в путевом листе некоторые дополнительные сведения о себе, а именно:

• для организаций – ОГРН;
• для ИП – ОГРИП.

До этого такие данные не включались в документ.

Путевку можно выписать на такие периоды:

• на один рабочий день;
• на один месяц;
• на один рейс.

Путевой лист оформляют диспетчеры или работники, которые ответственны за выпуск в рейс автомобилей.  

С 2021 года в строке сведения о транспортном средстве необходимо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.
Еще одно новшество в путевом листе с 2021 года. В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения перевозки». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Видов сообщения пять, к ним относятся:

• перевозки пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном, междугородном и международном сообщении;
• перевозки в городском сообщении в границах населённых пунктов;
• перевозки в пригородном сообщении между населёнными пунктами на расстоянии до 50 км между границами этих населённых пунктов;
• перевозки в пригородном сообщении между населёнными пунктами на расстоянии более 50 км между границами этих населённых пунктов;
• перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Государственной границы, в том числе транзитом через Россию.

С 2021 года изменен порядок проставления отметки о медосмотре и техническом контроле.
В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. До 2021 года было указано, что это делает контролёр технического состояния. Если техническое состояние удовлетворяет необходимым требованиям, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в новых правилах конкретизировали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

• по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Хранение и ответственность

Закрытые путевые листы следует не менее пяти лет (на основании Приказа Минтранса РФ №152 от 18.09. 2008 года). Ответственность за хранение документа несет:

• руководитель фирмы;
• должностные лица (отвечающие за эксплуатацию автомобиля).

Проверкой путевых листов могут заняться:

• ГИБДД;
• ФНС;
• ГИТ.

При отсутствии путевого листа может быть наложен штраф по статье 12.13 КоАП: по 200 рублей за каждый неоформленный путевой лист.

Собственно сам бланк путевого листа в 2021 году по сравнению с 2020 годом не изменился. Поменялись правила его заполнения.

Бланк и образец заполнения путевого листа 2021 года