Правила заполнения путевых листов в 2019 году изменились. 1 марта 2019 года был обновлен Приказ Минтранса № 152, в связи с чем были добавлены новые обязательные реквизиты путевых листов. Поэтому если организация применяет в своей деятельности унифицированные формы этих документов, то ей нужно будет внести соответствующие корректировки в бланк путевого листа 2020 года.
Все подробности о видах путевых листов, внесенных изменениях и о порядке заполнения документа, читайте в этой публикации. В нижней части страницы можно скачать бланк путевого листа легкового автомобиля 2020 года и образец заполнения.
Индивидуальным предпринимателям и организациям путевые листы необходимы для следующих целей:
Вне зависимости от того, находится ли транспортное средство в аренде или в собственности компании, на него необходимо оформить путевой лист, относящийся к первичной документации.
Бланки путевого листа отличаются в зависимости от видов используемого для перевозок транспорта. Формы документа различны порядком заполнения и содержанием.
Предлагаем вам ознакомиться с унифицированными формами документа в виде таблицы, при помощи которой вы сможете определиться с наиболее подходящей формой документа для вашего предприятия:
Название формы |
Дата утверждения |
Назначение |
Особенности |
||
Путевые листы легковых автомобилей в 2020 году |
|||||
ОКУД 0345001 Форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Обоснование расходов на топливо и ГСМ |
Составляется на срок от 1 дня |
||
Форма ПЛ-1 «Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя» |
Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 №68 (редакция22.09.2003) |
Предназначена для ИП |
Может применяться в добровольном порядке |
||
ОКУД 6002208 Форма 16 «Путевой лист легкового автомобиля» |
Приказ Министра обороны РФ от 28.03.2008 №139 |
Обоснование расходов на топливо и ГСМ в первичном учете |
Применяется военными структурами |
||
ОКУД 6002209 Форма 16а «Путевой лист легкового автомобиля» |
Приказ Министра обороны РФ от 28.03.2008 №139 |
Применяется с целью учета работы ТС |
Применяется военными структурами |
||
ОКУД 0345003 Форма 4 «Путевой лист легкового такси» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Используется как первичный документ организациями, имеющими таксопарк для начисления заработка водителям такси |
Выдается диспетчером ежедневно под роспись водителя |
||
Путевые листы грузовых автомобилей 2020 года и специальных автомобилей |
|||||
ОКУД 0345002 Форма 3 спец «Путевой лист специального автомобиля» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Для работы специального автомобиля (например, автокраны, уборочные машины и т. д.), и правильного начисления зарплаты водителю ТС |
Составляется на 1 день (смену) на выполнение задания у 1-2 заказчиков |
||
Форма 4-М «Путевой лист грузового автомобиля» |
Инструкция Минфина СССР №156 от 30.11.1983 |
Для перевозки разных грузов в междугороднем формате (в течение долгого периода времени) |
В путевом листе есть отрывной талон для заказчика груза |
||
ОКУД 0345004 Форма 4-С «Путевой лист грузового автомобиля» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Позволяет вести всесторонний учет перевозки грузов (товаров) таким видом транспорта и предназначается для сдельных перевозок |
Составляется на 1 день и имеет отрывную часть (талон) |
||
ОКУД 0345005 Форма 4-С «Путевой лист грузового автомобиля» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Используется при оплате работы грузового автомобиля по повременному тарифу |
Нужно прикладывать товарно-транспортные накладные, если перевозятся материальные ценности |
||
Форма ПГ-1 «Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя» |
Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 №68 (редакция от 22.09.2003) |
Предназначена для ИП в качестве основания для начисления зарплаты водителю и перевозки груза, а также для расчетов с заказчиками за транспортируемые грузы и для списания затрат на топливо и ГСМ |
Составляется на срок от 1 дня |
||
Форма 412-АПК «Путевой лист трактора» |
Приказ Минсельхоза РФ от 16.05.2003 №750 |
Применяется для учета работ, выполненных трактористами на транспортных работах |
Не допускается выпуск трактора на транспортные работы из гаража без наличия путевого листа |
||
Путевые листы для автобусов |
|||||
ОКУД 0345006 Форма 6 «Путевой лист автобуса» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Первичный документ учета работы автобуса как на городских маршрутах, так и в пригороде. Документ является базой для начисления зарплаты водителю автобуса. |
В документе указывают общие сведения об автобусе, расходе топлива и о задании, которое было получено водителем. |
||
Форма ПА-1 «Путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя» |
Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 №68 (редакция от 22.09.2003) |
Первичный документ учета работы автобуса ИП. Документ является базой для начисления зарплаты водителю автобуса. |
ПА-1 уже не является обязательной к применению, допускается разработка собственных форм документа индивидуальным предпринимателем |
||
ОКУД 0345007 Форма 6 спец «Путевой лист автобуса необщего пользования»
|
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Применяется для автобусов необщего пользования (например, для доставки сотрудников на работу или в целях других нерегулярных перевозок) |
В путевом листе есть отрывной талон для заказчика |
Кроме путевых листов в документообороте организаций и ИП, использующих автотранспорт или оказывающих услуги грузоперевозок, должны присутствовать такие учетные документы как:
1. Журнал регистрации путевых листов ИП (форма документа утверждена Приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 (в редакции от 22.09.2003)).
2. Товарно-транспортные накладные (по форме Т-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).
3. Журнал учета движения путевых листов (по форме 8, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).
Руководитель организации должен издать приказ о назначении ответственного за оформление путевых листов и ведение Журнала регистрации путевых листов. Журнал заполняется в хронологическом порядке.
Отметим, что организация или ИП имеют право применять собственно разработанные формы документа, но при этом важно, чтобы в нем присутствовали все обязательные реквизиты, установленные российским законодательством.
Приказом №17 от 18.01.2017, Приказом №476 от 07.11.2017 Министерство транспорта внесло изменения в реквизиты путевого листа. Теперь документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1. Название – ПУТЕВОЙ ЛИСТ.
2. Номер документа.
3. Период действия.
4. Сведения о владельце транспортного средства.
5. Тип и модель транспортного средства.
6. Государственный регистрационный знак автомобиля.
7. При выезде из гаража (заезде в гараж) указывают показания одометра.
8. Время часы, минуты и дата выезда и заезда в гараж.
9. Подпись, также фамилия, имя и отчество работника, который указывает дату, время и показания одометра в путевом листе.
10. Фамилия, имя и отчество водителя транспортного средства.
11. Время и дата медицинского осмотра водителя автомобиля перед и после рейса.
12. Фамилия, имя и отчество медицинского работника, который проводил медосмотр, его подпись и штамп.
13. Отметка об осмотре технического состояния транспортного средства с указанием времени и даты.
14. Фамилия, имя и отчество, а также подпись контролера технического состояния автомобиля.
Документ оформляется в единственном экземпляре. Путевой лист выдается на руки водителю (под роспись). Затем он должен быть возвращен должностному лицу под роспись, после чего документ считается закрытым. Далее путевка поступает в бухгалтерию.
Отметка механика проверке транспортного средства перед выездом
В связи с изменениями, внесенными в порядок оформления путевого листа, в 2020 году организации должны включать в документ отчет механика о проверке транспортного средства перед выездом. Норма касается не только легковых, но и грузовых автомобилей.
В путевом листе должна стоять пометка механика или мастера о проверке автомобиля. Осмотр транспортного средства перед рейсом должен осуществляться специалистом, имеющим аттестацию в транспортной инспекции.
Отметка механика может быть следующего содержания:
Какой вид будет иметь отметка в путевом листе – компания должна решить самостоятельно. Допускается вариант пометки по аналогии с отметкой медика в виде штампа. Самое главное – чтобы она включала время и дату проведения проверки, а также ФИО специалиста, проводившего техосмотр и его подпись.
Отметки медика и механика в путевом листе действуют в течение времени рейса.
В соответствии с изменениями в отношении оформления путевого листа в 2020 году, печать на документе не является обязательным реквизитом. Об этом говорится в пункте 1 приказа Министерства транспорта №17 от 18 января 2017 года.
Таким образом, если не поставить печать на документе, то это не будет считаться ошибкой. К тому же многие организации вправе работать без печати. В любом случае даже при отсутствии печати, документ будет считаться действительным при включении в путевой лист всех необходимых по законодательству реквизитов (№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 года, статья 9).
Начиная с 15 декабря 2017 года, в соответствии с приказом Минтранса № 476 от 07 ноября 2017 года, в путевой лист в состав данных об автомобиле нужно включить:
В 2020 году организации и ИП должны указывать в путевом листе некоторые дополнительные сведения о себе, а именно:
До этого такие данные не включались в документ.
Путевку можно выписать на такие периоды:
Путевой лист оформляют диспетчеры или работники, которые ответственны за выпуск в рейс автомобилей.
Закрытые путевые листы следует не менее пяти лет (на основании Приказа Минтранса РФ №152 от 18.09. 2008 года). Ответственность за хранение документа несет:
Проверкой путевых листов могут заняться:
При отсутствии путевого листа может быть наложен штраф по статье 12.13 КоАП: по 200 рублей за каждый неоформленный путевой лист.