Образец положения о командировках 2018 года сможет обеспечить эффективность служебных поездок работников организации в соответствии с требованиями действующего российского законодательства. Кроме того, правильно оформленный документ поможет избежать недоразумений с ИФНС и ГИТ. В статье будет рассмотрен этот локальный акт, с учетом всех правовых норм РФ в 2018 году.
Положение о командировках – это локальный документ, который регламентирует процедуру возмещения расходов работникам во время служебных командировок. Расходы сотрудников во время служебных поездок, как правило, следующие:
Тем не менее, однозначный ответ на вопрос об обязательном наличии положения о командировках в организации отсутствует. Это связано с тем, что все денежные нюансы, связанные с командировками, можно отразить в другом документе – положении об оплате труда.
К тому же, в российском законодательстве нет упоминания о том, что положение о командировках – это обязательный локальный акт предприятия. В соответствии с частью 4 статьи 168 ТК РФ, размер компенсаций работникам за расходы, понесенные ими в служебных поездках, допустимо оформлять в соответствии с внутренним нормативным актом компании.
Помимо этого, рекомендуется установить точные размеры оплаты служебных поездок сотрудников, которые отправляются в командировки в выходные дни (праздники).
С образцом положения о командировках 2018 года можно ознакомиться здесь:
Командировочное удостоверение представляет собой документ, выданный организацией сотруднику на время пребывания его в командировке. Благодаря данному документу можно обосновать место (время) нахождения работника при его отсутствии на непосредственном рабочем месте.
В 2018 году служебное удостоверение для командировки сотрудника выдавать не нужно, в связи с тем, что документ был отменен еще в 2015 году.
Чаще всего срок пребывания работника в служебной поездке определяется положением о командировках. Нередко возникают непредвиденные случаи.
К примеру, работник доехал до места назначения на попутном транспортном средстве. В данной ситуации нет каких-либо конкретных инструкций, а значит, срок служебной поездки работника будет определен в соответствии с приказом руководителя предприятия, согласно которому сотрудник был отправлен в командировку.
Таким образом, для того чтобы определить сколько сотрудник находился в служебной поездке, нужно обратиться к дате начала командировки (в соответствии с приказом) и к сопутствующим документам (это зависит от отдельной ситуации).
В структуру положения о командировках включено несколько разделов, в числе которых одним из основных является порядок предоставления отчетности, которая связана с отправкой работника в служебную поездку.
Зачастую в организации устанавливают порядок, в соответствии с которым работник, который вернулся из командировки, в трехдневный срок обязан предоставить документальное подтверждение целевой траты денежных средств за время нахождения в служебной поездке.
В положение о командировках образца 2018 года следует также отразить механизм компенсации сотрудникам, которые используют для осуществления служебной поездки личный автотранспорт. В этой ситуации срок командировки должен определяться на основании служебного письма, подписанного командированным работником после того, как он вернется в офис компании.
Командировки бывают не только длительными, но и однодневными. Руководитель предприятия самостоятельно принимает решение о возможности направления сотрудника в служебную поездку на один день с учетом следующих моментов:
Далее решение руководства отражают в служебной записке. При отсутствии возможности отправить сотрудника в служебную поездку на один день, принимается решение о выплате работнику суточных командировочных расходов.
В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.
Если служебная поездка занимает всего один день, а работник возвращается к ночи, то в обязанности предприятия входит компенсация следующих расходов сотрудника:
Суточные командировочные расходы в данном случае не подлежат возмещению.
Отметим, что действующее законодательство РФ не содержит требования об обязательном составлении служебной записки. Этот вопрос решается по усмотрению работодателя и зависит от отдельной ситуации.
Документ допустимо составлять в свободной форме. Работодателю в нем следует указать такую информацию:
1. Причины, по которым сотрудник отправляется в служебную поездку.
2. Задачи, которые поручено решить откомандированному работнику.
В некоторых ситуациях служебная записка может быть оформлена сотрудником. Речь идет о таких случаях:
1. У работника нет документов, которые являются подтверждением выделенных ему денег на командировку.
2. Сотрудник использовал личный (арендованный/служебный) транспорт в ходе служебной поездки.
Минтруд РФ в письме № 14-2-337 от 25.12.2013 года дал разъяснения относительно оплаты затрат сотрудника в случае его направления в служебную поездку (или возвращения из нее) в выходные дни.
В частности, в соответствии с нормами статьи 153 ТК РФ, отправка в командировку, так же как и возвращение из нее в выходной, должно будет оплачено минимум в двукратном размере.
По желанию сотрудник имеет право отказаться от двойной оплаты расходов в выходные дни и выбрать обычную компенсацию и выходными днями, которые будут для него удобны.
Действующее законодательство требует, чтобы с суточных командировочных расходов, которые превышают установленный размер, были уплачены страховые взносы. На основании пункта 2 статьи 422 НК РФ, нормативы суточных командировочных затрат в 2018 году такие:
В завершении приведем пример расчета.
Допустим, что для служебных поездок в пределах РФ в организации установлен минимальный размер суточных командировочных расходов – 1100 рублей (в день). Фирме понадобилось отправить работника в трехдневную командировку в соседний регион.
Какая сумма денег в данном случае попадет под уплату страховых взносов?
Сумма суточных расходов сотрудника за три дня составит 3300 рублей. Значит, расчет будет выглядеть так:
3300 – 2100 = 1200 рублей.
С суммы 1200 рублей нужно будет уплатить страховые взносы.
Напомним, что каждая организация имеет право самостоятельно принимать решение о сумме суточных командировочных расходов, как для служебных поездок по России, так и для командировок в другие государства.