Новые документы при увольнении от работодателя в 2017 году

В случае увольнения работника, работодатель должен выдать ему определенный перечень документов. Некоторые документы выдавать обязательно. При этом работник, заполнив заявление, имеет право потребовать от работодателя выдать ему дополнительные документы.

Помимо бухгалтерских документов, а также трудовой книжки, уволенный сотрудник должен получить выписку из расчета по страховым взносам и форму СЗВ-Стаж. Тем не менее, не совсем понятно, кто должен быть ответственным за выдачу последних двух документов – специалист по кадрам или бухгалтер организации.

Из этой статьи вы узнаете о том, какие документы при увольнении от работодателя в 2017 году должен получить работник в обязательном порядке, а какие – по заявлению работника. Кроме того, вы узнаете, кто должен отвечать за оформление и порядок выдачи этих документов.

Документы при увольнении: обязательные и по требованию работника

Оформление и выдача трудовой книжки при увольнении

На основании статьи 81 Трудового кодекса, в обязанности работодателя входит выдача трудовой книжки в день, когда был уволен служащий. При этом следует учитывать, что данная норма не относится к следующим категориям работников:

• совместителям;
• сотрудникам, проработавшим в организации менее пяти дней (ТК РФ, статья 66).

В трудовой книжке, которая является подтверждением рабочего стажа, отражают такие моменты:

• дату приема на работу;
• переводы на другие должности;
• дату и основания для увольнения сотрудника.

На основании постановления российского правительства № 225 (пункты 10 и 21) от 16.04.2003 года, в трудовую книжку можно вносить и такие данные:

• о переименовании работодателя;
• о награждениях работника.

При получении трудовой книжки в день увольнения, как указывается в пункте 41 постановления правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года, работник обязательно должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обязанность по ведению книги учета возлагается на кадровый отдел предприятия. При этом допускается передача полномочий кадровой службы организации другим сотрудникам, которые оформляют прием на работу и увольнения сотрудников.

При отсутствии на работе в день увольнения, необходимо отправить работнику уведомление о том, что следует прийти за трудовой книжкой. Можно попросить у служащего согласие на отправку этого документа по почте. Далее необходимо зафиксировать дату отправки трудовой книжки (в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них).

Документы, которые подтверждают отправку документа работнику, нужно будет сохранить.

В организации назначают ответственного за трудовые книжки работника. Как правило, это сотрудник кадрового отдела компании. Можно назначить ответственное лицо и из других отделов, например:

• из бухгалтерского отдела;
• из отдела по работе с персоналом;
• из юридического департамента.

В случае несвоевременной выдачи трудовой книжки работнику, а также при внесении ошибочных записей в нее (к примеру, указание некорректной причины увольнения), в соответствии с постановлением российского правительства №225 (пункт 35) от 16.04.2003 года и со статьей 234 ТК РФ, в обязанности работодателя входит возмещение неполученного сотрудником заработка за период задержки.

В пункте 33 вышеупомянутого документа также говорится о том, что служащий вправе потребовать от работодателя замены трудовой книжки, если в ней будет содержаться запись, признанная самой организацией недействительной. Например, это может быть запись о переводе (увольнении).

Оформление и выдача формы СЗВ-М при увольнении

Выписка из формы СЗВ-М является подтверждением страхового стажа работника. В документе необходимо отразить следующие данные:

• название организации;
• реквизиты компании;
• отчетный период;
• сведения о служащем;
• ИНН сотрудника;
• СНИЛС работника.

В пункте 4 статьи 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 говорится о том, что выписка из СЗВ-М должна быть подготовлена  за период работы в 2017 году. Следует использовать форму документа СЗВ-М, которая была принята Постановлением Правления ПФР № 83п. от 01.02. 2016 года.

В выписке из формы СЗВ-М нужно обязательно заполнить все разделы. При этом в раздел 4 нужно внести сведения только по тому работнику, который увольняется.

Что касается порядка заполнения формы СЗВ-М, то он не был издан ПФР. Рекомендации по заполнению формы можно найти в образце бланка документа.

Оформление и выдача формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

В законе № 27-ФЗ от 01.04.1996 года (пункт 4 статьи 11) идет речь о том, что сведения о страховом стаже в новой форме СЗВ-СТАЖ должны выдаваться служащему при увольнении.
СЗВ-СТАЖ – это документ, который введен в 2017 году и должен подаваться каждый год в Пенсионный фонд. Крайний срок подачи отчета за 2017 год – 1 марта 2018 года.

Напомним, что данная форма представляет собой сведения персонифицированного учета, подтверждающие сумму страховых платежей, а также страховой стаж сотрудника.

Форма документа СЗВ-СТАЖ установлена постановлением Правления ПФР № 3 п. от 11.01.2017 года. Там же содержатся  рекомендации по его заполнению. В форме следует отразить такие данные:

• регистрационный номер работодателя в ПФР;
• КППи ИНН;
• ФИО сотрудника, которого увольняют;
• СНИЛС;
• период работы;
• исчисление страхового стажа и некоторые другие сведения.

Эти данные можно внести вручную, чернилами черного или синего цвета или заполнить документ непосредственно на компьютере.

Обычно оформлением документа занимается бухгалтерия предприятия. Но работодатель может назначить и другого работника (например, из отдела кадров). Инспектор отдела кадров может выдать документ уволившемуся сотруднику. Кадровик получит от работника копию СЗВ-СТАЖ с датой и подписью о получении.

Документ выдается сотруднику под роспись в специальном журнале. Кроме того, рекомендуется сделать копию документа, на которой распишется служащий, указав свою ФИО и дату.

При отказе сотрудника забирать СЗВ-СТАЖ, отметьте этот факт в отдельном акте в присутствии свидетелей.

Форму СЗВ-СТАЖ необходимо выдать сотруднику не позднее пяти календарных дней.

Оформление и выдача Выписки из раздела 3 формы расчета по страховым взносам

Теперь в обязанность работодателя входит оформление выписку из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам в день, когда сотрудник увольняется. ФНС объединила два отдельных документа в один - 4-ФСС и РСВ-1. В документе указывают взносы и доходы по увольняемому служащему.

В документе отражают сведения о последних трех месяцах отчетного периода, в котором работник был уволен – с начала квартала и до дня увольнения.

В приказе ФНС РФ № ММВ-7-11/551@ от 10.10.2016 года содержится форма выписки по страховым взносам. В документе прописывают такие данные:

• информацию о заработной плате работника;
• о страховых взносах, которые были начислены;
• данные паспорта служащего.

Этот документ готовится бухгалтерией предприятия и подается в налоговую инспекцию. В письме от 17.03 2017 г. № БС-4-11/4859 ФНС разъяснила порядок заполнения раздела 3 Выписки.

Сотрудник в день своего увольнения должен подписать справку о том, что им получен расчет. Унифицированной формы расчета не существует и поэтому организация может самостоятельно разработать свой шаблон документа, в котором работнику необходимо будет указать:

• ФИО;
• должность;
• подпись;
• дату.

Необходимо учитывать, что выписка выдается не только при увольнении работников, оформленных по трудовому договору, но и тем лицам, которые осуществляли деятельность по договорам оказания услуг и гражданско-правовым договорам.

Финальные рекомендации

Чтобы избежать неприятностей и ошибок, выдавая документы при увольнении от работодателя в 2017 году, организации стоит четко определить лиц, которые будут ответственны за оформление форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Помимо этого желательно наличие подтверждающих документов о том, что работник получил все положенные при увольнении документы. Для упрощения задачи можно завести специальные журналы учета, а также брать с работников расписки (подписи на копиях) о получении на руки документов.